本專題從Excel中的一些鮮爲人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風情。
一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顔色顯示
在工資表中，如果想讓大于等同2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等同1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們在線可以這樣設(shè)置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等同”選項，在後面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顔色”設(shè)置爲“紅色”。
2.按“添加”按鈕，並仿造上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等同1500，字體設(shè)置爲“藍色”；小于1000，字體設(shè)置爲“棕色”)。
3.設(shè)置完成後，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顔色顯示出來了。
二、建立分類下拉列表填充項
我們在線常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，爲了保全名稱的一致性，使用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。 仿造上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。
提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。
三、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，便宜隨時調(diào)用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。
按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿造上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找範圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，並選中該工作簿文檔。
重複上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。
提示：盡管我們在線將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但並不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
四、制作“專業(yè)符號”工具欄
在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，爲了便宜輸入，我們在線可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。
1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?並將宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“制止”按鈕，完成宏的錄制。
仿造上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定後，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。
切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿造第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。
5.關(guān)閉“自定義”對話框，以後可以像使用一般工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。
五、用“視面管理器”保存多個打印頁面
有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重複上述操作，“添加”好其它的打印視面。
4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表立時按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。
六、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。
七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。
3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置好密碼後，“確定”返回。
經(jīng)過這樣的設(shè)置以後，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的晶瑩功能也不能讓其現(xiàn)形。
提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面複選框中的“∨”號，這樣可以預防別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反複切換輸入法實在不便宜，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“確定”退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。
九、讓“自動修正”輸入統(tǒng)一的文本
你是不是經(jīng)常爲輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執(zhí)行“工具→自動修正”命令，打開“自動修正”對話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換爲”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然後確認一下就成了。
十、在Excel中自定義函數(shù)
Excel函數(shù)雖然豐富，但並不能滿足我們在線的所有需要。我們在線可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們在線就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：
1.履行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。
以後可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。
提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張圖片
爲工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作爲背景的圖片後，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顔色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨後出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
十二、用連字符“&”來合並文本
如果我們在線想將多列的內(nèi)容合並到一列中，不需要使用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合並到一列中)。
1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式複制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合並到E列對應(yīng)的單元格中。
3.選中E列，執(zhí)行“複制”操作，然後選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被複制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。
提示：完成第1、2步的操作，合並結(jié)果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換爲不變的“值”。
十三、生成績條
常有朋儕問“如何打印成績條”這樣的問題，有很多人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這裏給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行爲標題，第2行爲學科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式複制到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式複制到A2至G185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調(diào)整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨後出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，爲選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。
4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然後按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，爲所有的成績條添加邊框。
按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。
十四、Excel幫你選函數(shù)
在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什麼函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合適的函數(shù)。
執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然後單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)立時將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，並顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。
十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)
有時，我們在線編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內(nèi)容，可以使用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。
執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重複前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。
以後，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。
十六、爲單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較煩惱，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可爲相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顔色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顔色”按鈕，在隨後彈出的調(diào)色板中選中需要的顔色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
十七、控制特定單元格輸入文本的長度
你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也並不難。
例如我們在線將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，爲了輸入的統(tǒng)一和計算的便宜，我們在線希望“年份”都用一個四位數(shù)來表達。因此，我們在線可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等同”，且“長度”爲“4”。同時，我們在線再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)爲“制止”，並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。
很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值後方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，譬如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與衆(zhòng)不同的光亮呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們在線知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然第一就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的雷同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那麼如何對表格進行成組編輯呢?第一我們在線單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們在線想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們在線看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們在線就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什麼，我們在線發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。譬如，我們在線需要將多張表格中雷同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎麼辦呢?第一，我們在線得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這裏我們在線選擇“格式”一項，點“確定”後，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫
在Excel中，爲表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以爲Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只假如寫進表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。
在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，接著在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后獲得的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，接著我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們獲得的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，譬如員工名單、籍貫等信息。
如果我們在線想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表達“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們在線不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。譬如我們在線要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。
二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較複雜的問題。因爲它沒有一個非常固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞基本上使用的“th”後綴，凡是是是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。同時，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不比樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很複雜。其實，只要我們在線理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那麼就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。
二十二、用特殊符號補齊位數(shù)
和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。
譬如，我們在線要在中A2單元格裏的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改爲“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們在線要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改爲“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們在線想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改爲“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改爲：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。
二十三、創(chuàng)建文本直方圖
除了重複輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是使用特殊符號的智能重複，比照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不比的比較結(jié)果。
譬如我們在線第一制作一張年度收支平穩(wěn)表，然後將“E列”作爲直方圖中“預算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作爲直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然後根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：
在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們在線看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，便宜直觀，簡單明白。
二十四、計算單元格中的總字數(shù)
有時候，我們也許對某個單元格中字符的數(shù)量感興致，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決那個問題，除了使用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。譬如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫助：
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，並且使用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最後將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。
二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方法，那么很也許不能在“工具”菜單中找到它。只是，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，接著在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。
完成後我們在線再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們在線可以通過鼠標設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然後再選擇轉(zhuǎn)換前後的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，爲了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們在線還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換後的貨幣數(shù)值基本上歐元的樣式了。
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